Werkschoenen inkopen voor personeel

Leestijd: +- 6 minuten

Veiligheidsschoenen inkopen lijkt simpel. Je bepaalt de normering, spreekt een budget af, kiest een paar modellen en laat medewerkers bestellen of passen.

Maar bij grotere organisaties werkt het zelden zo eenvoudig.

Zeker vanaf 100 medewerkers, en helemaal vanaf 250 medewerkers, wordt veiligheidsschoenen inkopen geen losse productkeuze meer. Het wordt een proces. Een proces waarin HR (Human Resource), QHSE (Quality, Health, Safety & Environment) en Procurement (inkoop) allemaal iets anders nodig hebben, terwijl medewerkers vooral schoenen willen die goed zitten.

En precies daar gaat het vaak mis.

In dit artikel lees je hoe je werkschoenen slimmer inkoopt voor personeel en waarom het proces minstens zo belangrijk is als de schoen zelf.

Veiligheidsschoenen inkopen, waar gaat het vaak mis?

Veel bedrijven kopen veiligheidsschoenen in alsof het een standaard persoonlijk beschermingsmiddel is. Net als handschoenen, brillen of gehoorbescherming.

Maar schoenen zijn anders.

Een medewerker draagt veiligheidsschoenen vaak de hele dag. Op betonvloeren, in magazijnen, in productiehallen of op buitenterreinen. Soms loopt iemand duizenden stappen per dag. Soms staat iemand juist uren stil. De ene voet is breed, de andere smal. De een heeft een hoge wreef, de ander zakt naar binnen.

Toch wordt er in de praktijk vaak gekozen voor één standaardmodel of een heel beperkt assortiment. Dat lijkt overzichtelijk voor inkoop, maar op de werkvloer begint dan vaak het probleem.

De schoen knelt.
De maat klopt niet.
De medewerker krijgt pijnlijke voeten.
Er ontstaan ruilingen.
HR krijgt de klachten.
QHSE mist grip op wat er echt gedragen wordt.

Het probleem is dan niet altijd de schoen zelf. Het probleem is meestal het proces eromheen.

Waarom prijs per paar niet hetzelfde is als totale kosten

Natuurlijk is prijs belangrijk. Zeker bij grote logistieke en productiebedrijven waar jaarlijks honderden of duizenden paar veiligheidsschoenen nodig zijn.

Maar de prijs per paar vertelt niet het hele verhaal.

Een goedkope veiligheidsschoen kan duur uitpakken als medewerkers hem niet dragen, terugkomen met klachten of meerdere keren moeten ruilen. Dan zit de echte kostenpost niet alleen in het product, maar vooral in alles eromheen.

Denk aan retouren, interne vragen, extra administratie, losse uitzonderingen, ontevreden medewerkers en leidinggevenden die steeds opnieuw hetzelfde probleem moeten oplossen.

Op papier lijkt een scherp ingekocht model dan aantrekkelijk. In de praktijk kan het juist zorgen voor meer werk en minder controle.

Daarom is de betere vraag niet: wat kost deze werkschoen?

De betere vraag is: wat kost het complete werkschoenenproces?

Wat HR, QHSE en inkoop nodig hebben van een werkschoenenproces

Bij veiligheidsschoenen kijken HR, QHSE en inkoop vaak vanuit een ander belang. Dat is logisch. Maar uiteindelijk willen ze hetzelfde: rust, grip en tevreden medewerkers.

HR wil minder klachten van medewerkers

HR krijgt vaak de signalen als schoenen niet goed zitten. Medewerkers klagen over pijnlijke voeten, vermoeidheid, blaren of schoenen die niet passen bij hun werk.

Dat kost tijd en energie. Zeker als er geen duidelijk proces is voor uitzonderingen, ruilingen of probleemgevallen.

Een goed werkschoenenproces zorgt ervoor dat medewerkers vanaf het begin beter geholpen worden. Niet alleen op maat, maar ook op pasvorm, voettype en werkzaamheden.

QHSE wil grip op PBM en normering

Voor QHSE draait het om veiligheid en naleving. Wordt de juiste normering gedragen? Past de schoen bij de risico’s op de werkvloer? En wordt de schoen in de praktijk ook echt gebruikt?

Een veiligheidsschoen die technisch voldoet, maar niet gedragen wordt, lost weinig op.

Daarom is draagacceptatie zo belangrijk. Comfort is geen luxe. Comfort bepaalt mede of persoonlijke beschermingsmiddelen daadwerkelijk gebruikt worden.

Inkoop wil controle over kosten en leveranciers

Inkoop wil duidelijke afspraken, grip op budgetten en zo min mogelijk versnippering. Geen losse bestellingen via allerlei kanalen, geen onduidelijke prijzen en geen eindeloze uitzonderingen.

Een goed ingericht proces geeft inkoop controle zonder dat medewerkers vastlopen in een te beperkte keuze.

Dat is de balans: beheersbaar voor inkoop, veilig voor QHSE en werkbaar voor HR.

Waarom veiligheidsschoenen aanmeten op locatie beter werkt bij grote organisaties

Bij grotere bedrijven werkt losse online bestelling vaak maar beperkt. Medewerkers moeten zelf kiezen, maten worden gegokt en niemand ziet vooraf of de schoen echt past bij de voet en het werk.

Veiligheidsschoenen aanmeten op locatie haalt die onzekerheid grotendeels weg.

Medewerkers krijgen direct advies. Er wordt gekeken naar de voet, de maat, de pasvorm, eventuele klachten en de werkomgeving. Daardoor wordt de kans op een goede keuze veel groter.

Voor organisaties vanaf 100 medewerkers, en zeker vanaf 250 medewerkers, wordt dit interessant. Niet alleen omdat het medewerkers helpt, maar vooral omdat het proces veel beter te organiseren is.

Gemiddeld meten wij 8 medewerkers per uur aan. Met een goede planning en tijdslots blijft de verstoring op de werkvloer beperkt en worden medewerkers efficiënt geholpen.

Het gaat dus niet om “een bus met schoenen”. Het gaat om structuur brengen in een proces dat anders snel versnipperd raakt.

Minder retouren door betere pasvorm en vastgelegde pasgegevens

Veel retouren ontstaan doordat medewerkers moeten gokken.

Welke maat heb ik nodig?
Valt dit merk groot of klein?
Is deze schoen breed genoeg?
Past dit model bij mijn werk?
Is deze zool prettig op mijn vloer?

Als iemand zelf bestelt zonder begeleiding, wordt het vaak proberen, terugsturen en opnieuw bestellen.

Bij goed aanmeten voorkom je dat voor een groot deel. Niet door onbeperkt veel keuze te geven, maar door de juiste keuze beter te begeleiden. Uiteindelijk draait het om perfect passende werkschoenen, omdat pasvorm bepaalt of medewerkers hun schoenen ook echt met vertrouwen dragen.

Daarbij is het vastleggen van pasgegevens belangrijk. Als bekend is welke medewerker welke maat, pasvorm en schoen heeft, wordt een herhaalbestelling veel eenvoudiger. Je hoeft niet elk jaar opnieuw te beginnen.

Voor grote organisaties geeft dat veel meer grip. Je weet wat eerder goed werkte, welke modellen veel gedragen worden en waar uitzonderingen zitten.

Hoe ARBOSS grote organisaties helpt met veiligheidsschoenen

Bij ARBOSS houden we ons sinds 1994 bezig met veiligheidsschoenen. Sinds 1996 komen we met de Pasbus op locatie. Inmiddels hebben we meer dan 100.000 medewerkers schoenen aangemeten!

Daardoor zien we dagelijks waar het misgaat. En vooral hoe je het voorkomt.

Wij kijken niet alleen naar schoenmaat, maar naar het complete plaatje: voetvorm, breedte, wreef, klachten, werkomgeving, normering en draagcomfort. Omdat we met meerdere merken en modellen veiligheidsschoenen werken, hoeven we medewerkers niet in één standaardoplossing te duwen.

Voor grotere logistieke en productiebedrijven helpen we zo om van losse bestellingen naar een beheersbaar werkschoenenproces te gaan.

Met aanmeten op locatie.
Met advies per medewerker.
Met vastgelegde pasgegevens.
Met eenvoudiger herhaalbestellingen.
En met minder gedoe voor HR, QHSE en inkoop.

Laat je werkschoenenproces beoordelen

Veiligheidsschoenen inkopen is geen kwestie van alleen een model kiezen en een prijs afspreken.

Bij grotere organisaties raakt het aan veiligheid, comfort, medewerkersgedrag, kostenbeheersing en interne controle.

Wie alleen kijkt naar de prijs per paar, mist vaak de echte kosten.

Wie kijkt naar het totale proces, voorkomt klachten, retouren en onnodig werk.

Wil je weten of jouw huidige werkschoenenproces slimmer kan? Laat ons meekijken. Vaak zien wij binnen een gratis gesprek van 15 minuten waar klachten, kosten en onnodig werk ontstaan.